Det skaber generelt en del forvirring, om man må bruge billeder og videoer af medarbejdere på hjemmesiden, på intranettet og i markedsføringskampagner. Vi fremhæver her reglerne.
Arbejdsgiverens hjemmeside
Som arbejdsgiver kan man uden videre offentliggøre den ansattes navn, arbejdsområder og kontaktoplysninger. Behandlingsgrundlaget vil i disse tilfælde være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (for private arbejdsgivere) og artikel 6, stk. 1, litra e (for offentlige arbejdsgivere). Dette gælder også udarbejdede webinarer, podcasts eller andre lignende produkter med et fagligt indhold, som den ansatte har udarbejdet som led i sin ansættelse.
Medarbejderfotos
Hvis det er nødvendigt af hensyn til arbejdets karakter, har arbejdsgiveren mulighed for at betinge sig, at der sker offentliggørelse af andre nødvendige (arbejdsrelaterede) oplysninger om den ansatte på arbejdsgiverens hjemmeside, herunder portrætbilleder.
Dette vil kunne være tilfældet, hvis der er tale om stillinger, hvor den pågældendes person er i centrum for arbejdet, eller hvor den ansatte har funktioner særligt rettet mod offentligheden.
Arbejdsgiveren skal i andre tilfælde sikre sig, at den ansatte er indforstået med, at der offentliggøres billeder eller videoer med den pågældende. Dette kan i forhold til billeder, herunder portrætbilleder, som let kan udskiftes, ske ved at bede den ansatte om samtykke til offentliggørelsen.
Rekrutterings- og markedsføringsvideoer
Det samme kan ikke antages at gøre sig gældende i forhold til videoer, herunder rekrutterings og markedsføringsvideoer, som er omkostningsfulde at producere. I disse tilfælde kan den ansattes samtykke næppe udgøre grundlag for behandling, idet den ansatte vil kunne have en frygt for negative konsekvenser, hvis samtykke ikke gives, eller hvis det trækkes tilbage. Arbejdsgiveren må i forhold hertil derfor på anden måde sikre sig, at den ansatte er indforstået med, at der offentliggøres videoer af den pågældende, og konsekvenserne ved at deltage, f.eks. at materiale ikke uden videre kan slettes eller redigeres, fordi dette vil være omkostningsfuldt.
I praksis kan dette f.eks. gøres ved, at der på et personalemøde eller på et intranet gøres opmærksom på, at man som arbejdsgiver påtænker at udarbejde f.eks. en reklame- eller rekrutteringsvideo, og at de ansatte, som måtte ønske at medvirke, kan rette henvendelse til de(n) ansvarlige for produktionen, og arbejdsgiveren samtidig gør opmærksom på, at man som ansat – i lyset af omkostningerne herved – ikke sådan uden videre kan fortryde igen.
Hvis disse betingelser er opfyldt, vil hjemmel til behandlingen kunne findes i artikel 6, stk. 1, litra e (for offentlige arbejdsgivere) og artikel 6, stk. 1, litra f (for private arbejdsgivere).
Uanset dette kan der imidlertid forekomme tilfælde, hvor en (tidligere) ansats indsigelse kan være berettiget, og hvor videoen derfor skal slettes eller redigeres. Se nedenfor.
Intranet
En arbejdsgiver kan med hjemmel i forordningens artikel 6, stk. 1, litra e (offentlige arbejdsgivere) eller artikel 6, stk. 1, litra f (private arbejdsgivere) i øvrigt lægge portrætbilleder af de ansatte på et intranet med henblik på, at de ansatte kan sætte ansigt på de kollegaer, de har kontakt med.
Også i disse tilfælde vil en ansat kunne gøre indsigelse mod behandlingen. Se nedenfor herom.
Private kontaktoplysninger
Offentliggørelse af oplysninger om f.eks. ansattes private kontaktoplysninger såsom privatadresse og privat telefonnummer eller e-mailadresse og oplysninger om fritidsinteresser eller andre oplysninger om medarbejdernes private forhold vil som udgangspunkt ikke kunne rummes indenfor ovennævnte bestemmelser.
Indsigelse
Retten til indsigelse indebærer, at medarbejderen til enhver tid har ret til – af grunde, der vedrører den pågældendes særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af sine personoplysninger.
Rettigheden gælder dog kun i tilfælde, hvor arbejdsgiveren behandler personoplysninger af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse/offentlig myndighedsudøvelse eller hvis arbejdsgiveren forfølger en legitim interesse.
Er arbejdsgiveren derimod ved lov blevet pålagt at foretage den konkrete behandling af personoplysninger, vil denne allerede af den grund ikke kunne imødekomme indsigelsen. Det samme gør sig gældende, hvis behandlingen af oplysningerne er nødvendig af hensyn til f.eks. opfyldelse af en kontrakt.
Når arbejdsgiveren modtager en indsigelse fra en medarbejder, vil arbejdsgiveren allerede én gang have vurderet, at behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse/offentlig myndighedsopgave, eller at de legitime interesser, som gør behandlingen nødvendig, overstiger den ansattes interesse i ikke at få sine personoplysninger behandlet.
Hvis medarbejderen imidlertid i sin indsigelse angiver en begrundelse, der vedrører den pågældendes særlige situation, for at behandlingen skal ophøre, skal arbejdsgiveren ophøre med behandlingen, medmindre der efter fornyet vurdering foreligger særlige grunde til fortsat behandling.
Hvis arbejdsgiveren ved sin nye vurdering kommer frem til, at behandlingen fortsat er nødvendig, skal arbejdsgiveren kunne redegøre for dette over for den ansatte. Dette gør arbejdsgiveren ved at forklare den ansatte, at der er foretaget en ny konkret vurdering af hensynene og ved at begrunde, hvorfor arbejdsgiveren mener, at indsigelsen ikke kan imødekommes.
Modelkontrakt
En alternativ løsning kan være at indgå en aftale om overdragelse af de immaterielle rettigheder til billede- og videomaterialet med de personer, organisationen ønsker skal deltage i en eventuel kampagne. En sådan aftale falder udenfor de databeskyttelsesretlige regler og skal i stedet overholde de almindelige ophavsretlige spilleregler.
